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Dai forza al tuo business con il Web Content Management

La presenza in rete di una organizzazione rivela la propria utilità solo nel momento in cui assume il ruolo di interfaccia tra il pubblico e quel complesso di saperi, informazioni e valori che costituiscono la cultura aziendale e che è necessario comunicare in maniera adeguata al fine di conseguire gli obiettivi di business. Lo strumento necessario per raggiungere questo risultato è un sistema di Content Management.

Due punti di forza: software Open Source e standard XML

La scelta di basare un sistema di Content Management su tecnologie Open Source e sullo standard XML comporta una serie vantaggi:

costi di licenza d'uso dei programmi estremamente bassi o, in molti casi, totalmente assenti;
estrema flessibilità in termini di personalizzazione delle soluzioni;
rigorosa separazione tra contenuti (testi, immagini, basi di dati ecc.) , impostazione grafica e logica (l’applicazione software che sta alla base del funzionamento del sito e del sistema di gestione), in modo da consentire agevolmente - e con notevole risparmio di costi - eventuali modifiche successive a ciascuno dei tre elementi;
completa portabilità dei contenuti e predisposizione ai Web Service grazie all'adozione dello standard XML.

Un punto di svolta nell'evoluzione di Internet

I sistemi di Web Content Management (CMS) rappresentano un punto di svolta nell'evoluzione di Internet, sia come medium editoriale che come strumento di comunicazione aziendale. (Si veda il nostro articolo di approfondimento sulla storia del Content Management).

Con i CMS si apre una fase nuova, caratterizzata da siti sempre più simili ad applicazioni piuttosto che a “brochure”, e da una ridistribuzione dei ruoli che, da una parte, ridimensiona, pur rivalutandola, la figura tradizionale del “Webmaster”, il quale sarà finalmente libero di occuparsi di ciò che sa fare meglio (programmazione, amministrazione delle infrastrutture di rete, ecc.) e, dall'altra, coinvolge le varie funzioni aziendali in modo che il sito Web agisca finalmente come strumento di comunicazione per l'impresa nel suo insieme, rispecchiando i diversi processi di business in maniera dinamica e puntuale.

Processi di business	Componenti di contenuto

Marketing	Brochure, comunicati stampa, specifiche di prodotto, cataloghi, pubblicità, direct mail, newsletter, ecc.
Produzione	Disegni tecnici, specifiche tecniche, ecc.
Vendite	Materiali di supporto alla vendita, corrispondenza, offerte, contratti, ecc.
Supporto	Domande frequenti (FAQ), guide per il personale addetto al supporto tecnico, knowledge base, ecc.
Alcuni esempi di processi di business e le relative componenti di contenuto

In quest'ottica, ogni responsabile aziendale, dal marketing alle vendite, dalla produzione al supporto alla clientela, ecc., deve poter operare direttamente sul sito, utilizzando il personale interno (o esterno, nel caso ci si avvalga, ad esempio, di agenzie di pubbliche relazioni o di studi grafici), il quale dovrà essere messo in condizione di operare sui contenuti senza doversi preoccupare degli aspetti tecnologici o di visual design.

Le soluzioni di Content Management sono orientate alla fornitura di queste funzionalità, consentendo di aggiornare le varie sezioni del sito in maniera estremamente semplice: tramite intuitive interfacce di amministrazione accessibili da browser, oppure importando direttamente documenti creati con le più diffuse applicazioni di automazione d'ufficio, nonché di gestire i cicli di creazione, revisione, approvazione e pubblicazione dei documenti (il Workflow) assegnando ruoli diversi e differenti permessi di accesso su base personale, intradipartimentale e interdipartimentale.

Creazione, revisione, approvazione e pubblicazione di un comunicato stampa

Rappresentazione di un semplice Workflow

Un altro punto di forza è rappresentato dall'estrema flessibilità che contraddistingue l'approccio alla gestione dei contenuti basato sul concetto di componente (che è a sua volta costituita da un numero variabile di elementi) anziché su quello di documento. Tale impostazione suddivide la base di contenuto presente all'interno di una organizzazione in un insieme di componenti che, diversamente combinate, possono dare luogo a innumerevoli pubblicazioni, differenziate a seconda della circostanza e del target cui si rivolgono in un dato momento.

Componente	Elementi

Prodotto	ID Nome Prezzo Descrizione Immagine Stato (disponibile / non disponibile a magazzino)
Articolo	Occhiello Titolo Sottotitolo Catenaccio Autore Data Corpo del testo Immagine Stato (approvato / non approvato)
Due esempi di classi di componenti e i relativi elementi costitutivi

Il complesso degli elementi che costituiscono le varie istanze della classe di componente “prodotto”, ad esempio, verrà richiamato integralmente in quel particolare tipo di pubblicazione rappresentata da un listino ad uso interno, mentre soltanto alcuni elementi di ciascuna istanza appartenente alla classe “prodotto” verranno utilizzati per la pubblicazione di un catalogo destinato al pubblico.

Essendo basate sul linguaggio XML, le componenti sono neutrali rispetto ai canali scelti di volta in volta per la diffusione delle pubblicazioni (e quindi rispetto ai vari formati di file come HTML, MSWord™, Acrobat™ ecc.), consentendo di pubblicare un catalogo, o una brochure, indifferentemente, su un sito Web o su carta. Un altro vantaggio derivante dall'adozione del linguaggio XML è rappresentato dalla possibilità di implementare Web Services in modo da condividere in rete dati e applicazioni con clienti, fornitori e partner senza bisogno che questi dispongano della medesima piattaforma hardware e software.

Un sistema di Content Management di tal fatta, opportunamente personalizzato sulla base delle caratteristiche specifiche del settore industriale, nonché sulle esigenze particolari dell'azienda che lo adotta, finisce per estendere la sua portata ben al di là dei confini del Web, candidandosi naturalmente alla gestione integrata di tutta l'informazione presente all'interno dell'organizzazione.

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